En los contratos de conservación, las bajas económicas de los licitadores suelen moverse en una horquilla estrecha y, con frecuencia, lo que decide la adjudicación es la puntuación de la oferta técnica. Por eso cada vez más empresas de conservación y mantenimiento encargan fuera la redacción de su memoria, ya sea por falta de tiempo en el departamento de estudios, porque se presentan a varios sectores a la vez o porque quieren una segunda visión sobre un pliego que no conocen.
Si ya tienes claro por qué externalizar la memoria técnica, el siguiente paso es elegir bien a quién se la encargas. Hace un tiempo repasamos qué debes buscar en una empresa que prepara licitaciones de obra. En este artículo, en cambio, nos centramos en lo que cambia cuando el contrato es de conservación y en lo que debes exigir a la consultora para que la memoria puntúe.
| CONTENIDO DEL ARTICULO |
| 1. Una memoria de conservación no es una memoria de obra |
| 2. Experiencia en el tipo de contrato al que te presentas |
| 3. Que trabaje con todo el pliego |
| 4. Que domine los apartados que más puntúan |
| 5. Coherencia entre lo que se escribe y lo que se puede cumplir |
| 6. Control estricto de la información entre sobres |
| 7. Un método de trabajo con plazos y entregas parciales |
| 8. Documentación gráfica de elaboración propia |
| 9. Documentación gráfica de elaboración propia |
| 10. Señales de alerta al elegir consultora |
| 11. Preguntas frecuentes |
1. Una memoria de conservación no es una memoria de obra
En un contrato de obra, la memoria se construye sobre un proyecto cerrado: procedimientos constructivos, programa de trabajos, unidades críticas, servicios En un contrato de obra, la memoria se construye sobre un proyecto cerrado: procedimientos constructivos, programa de trabajos, unidades críticas, servicios afectados, fases de tráfico. Así, el evaluador comprueba si el licitador ha entendido el proyecto y si su planificación es coherente con él.
En cambio, en un contrato de conservación no hay un proyecto que ejecutar, sino un servicio continuado durante varios años sobre una red en uso. Lo que el evaluador quiere saber es cómo vas a vigilar esa red, cómo vas a responder ante una incidencia a cualquier hora del día, cómo vas a mantener la vialidad en invierno, cómo vas a programar la conservación ordinaria y cómo vas a detectar y proponer las actuaciones que la red necesita.
Por eso, una consultora acostumbrada solo a memorias de obra tenderá a trasladar ese esquema: muchas páginas de procedimientos y poca organización del servicio. El resultado puede ser un documento bien presentado pero desenfocado. Además, hay que tener en cuenta quién lo corrige: normalmente un técnico que lleva años gestionando ese mismo sector, que conoce cada travesía y cada puerto, y que detecta en las primeras páginas si quien escribe ha estudiado la red o está rellenando un índice.
2. Experiencia en el tipo de contrato al que te presentas
No basta con que la empresa diga que tiene experiencia en carreteras. Por tanto, pide una relación de contratos de conservación concretos en los que haya trabajado, con el sector o itinerario, la provincia y el organismo contratante. Una consultora con experiencia real no tendrá problema en dártela.
Además, no todos los contratos de conservación funcionan igual:
- Contratos de la Dirección General de Carreteras. Son sectores con una estructura de pliego muy consolidada. La memoria debe responder a apartados claramente definidos, y el evaluador compara ofertas sobre una base homogénea.
- Contratos de redes autonómicas. Cada comunidad organiza su red, sus lotes y sus criterios a su manera. Por ello, lo que funciona en un sector del Estado no siempre encaja.
- Concesiones con conservación incluida. La conservación forma parte de un contrato de mayor alcance, con inversiones iniciales y un horizonte largo. La memoria tiene que integrar ambas cosas.
Lo explicamos con detalle al comparar los contratos del Estado y de las comunidades autónomas. En consecuencia, una empresa que conozca uno solo de estos modelos puede aplicar al otro un patrón que no encaja, y ese desajuste se paga en puntos.
Asimismo. pregunta también por la experiencia en el mismo organismo contratante. No se trata de que la consultora «conozca a alguien», sino de que sepa qué peso suele dar ese organismo a cada apartado, qué nivel de detalle espera y qué tipo de propuestas valora por encima de las demás.
3. Que trabaje con todo el pliego
La memoria debe construirse a partir del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, del Pliego de Prescripciones Técnicas y de todos sus anexos (inventario, medios mínimos, programación, condiciones de vialidad invernal), además de las aclaraciones publicadas en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Es decir, los criterios de valoración del PCAP marcan la estructura de la memoria, mientras que el contenido técnico que da los puntos está, sobre todo, en las prescripciones técnicas.
Sin embargo, hay consultoras que trabajan solo con el cuadro de criterios y un índice tipo. Con ese método la memoria queda ordenada pero vacía. De hecho, el evaluador redactó o revisó el PPTP y espera ver que el licitador lo ha leído entero: que conoce las obligaciones de vigilancia, los tiempos de respuesta exigidos, los medios mínimos, las operaciones programadas y las condiciones particulares del sector.
Por otra parte, pregunta también si el pliego fija un umbral mínimo de puntuación técnica, algo que la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público permite establecer. Si lo hay, la memoria no se puede permitir ningún apartado débil, porque quedar por debajo supone no pasar a la apertura de la oferta económica. Hemos desarrollado este enfoque en cómo se puntúa una memoria técnica.
4. Que domine los apartados que más puntúan
En una memoria de conservación hay varios bloques que concentran buena parte de la puntuación. Por este motivo, antes de encargar el trabajo, pregunta a la consultora cómo los va a abordar. Su respuesta te dirá mucho más que cualquier presentación comercial.
Conocimiento de la red.
Es el apartado que más diferencia una oferta trabajada de una genérica. Debe partir del inventario del pliego y, si el plazo lo permite, de una visita de campo. Trazado, orografía, tráfico y su composición, travesías, puertos, túneles, estructuras, taludes con riesgo de desprendimientos, puntos con problemas de drenaje, tramos de concentración de accidentes, estado de firmes, señalización y sistemas de contención. No se trata de describir la red como un catálogo, sino de identificar qué condiciona la conservación en cada tramo. Tienes más detalle en nuestra entrada sobre el estudio del sector.
Organización del servicio.
Centros de conservación y su ubicación respecto a la red, turnos, disponibilidad 24 horas, recorridos y frecuencias de vigilancia, tiempos de respuesta, comunicación con la Dirección del contrato y registro de actuaciones. En definitiva, el evaluador quiere ver una organización que funcione un martes cualquiera a las tres de la madrugada, no solo un organigrama.
Vialidad invernal e incidencias.
En los sectores con puertos o cotas elevadas suele tener un peso propio. Debe recoger los puntos críticos del sector, los niveles de actuación, los medios quitanieves y su distribución, el acopio y reposición de fundentes, y la coordinación con tráfico y servicios de emergencia. Lo mismo para la atención a accidentes: protocolos, señalización de emergencia, retirada de obstáculos y restablecimiento de la circulación.
Conservación ordinaria y actuaciones de mejora.
Programación de las operaciones a lo largo del año, criterios de prioridad y propuestas concretas para los problemas detectados en el estudio de la red. Aquí es donde se ve si la consultora ha recorrido el sector. Las propuestas tienen que salir de lo que se ha visto, no de una lista de mejoras que vale para cualquier carretera.
En resumen, si la respuesta de la consultora a cualquiera de estos bloques es genérica, la memoria también lo será. Repasamos estos apartados en los puntos clave de una licitación de conservación.
5. Coherencia entre lo que se escribe y lo que se puede cumplir
Todo lo que se compromete en la oferta técnica pasa a formar parte del contrato. Una memoria que promete medios, frecuencias de vigilancia o tiempos de respuesta por encima de lo que tu empresa puede asumir te gana puntos en la licitación. Pero te genera un problema durante los años de ejecución. Al fin y al cabo, la Dirección del contrato tendrá tu oferta encima de la mesa y podrá exigir lo que ahí pone.
Por tanto, exige que la consultora contraste contigo cada compromiso que vaya a incluir. Los medios humanos y materiales que se describen deben cuadrar con tres cosas: con los mínimos del pliego, con tu estructura real y con la oferta económica que vas a presentar. Por ejemplo, un equipo de vialidad invernal sobredimensionado en la memoria y no incluido en el estudio económico es una incoherencia que, en el mejor de los casos, te come margen.
Por último, también debe haber coherencia interna. El número de operarios de la organización tiene que coincidir con el de la programación, los vehículos del parque de maquinaria con los de los recorridos de vigilancia, y los centros de conservación con los tiempos de llegada que se prometen. El evaluador cruza estos datos.
6. Control estricto de la información entre sobres
Es el error que más caro sale, porque no resta puntos: deja la oferta fuera. Incluir en el sobre de criterios sujetos a juicio de valor información que corresponde al sobre de criterios evaluables mediante fórmulas rompe el secreto de las proposiciones. Hablamos de mejoras cuantificables, compromisos que se valoran automáticamente o cualquier dato económico. Los tribunales de recursos contractuales han confirmado de forma reiterada la exclusión de ofertas por este motivo.
Además, en conservación el riesgo es mayor de lo habitual. Muchos pliegos puntúan por fórmula aspectos que la memoria tiende a describir de forma natural, como medios adicionales sobre los mínimos o reducciones de tiempos de respuesta. Así, una frase bien intencionada en el apartado de organización puede adelantar un compromiso que solo debía aparecer en el sobre siguiente.
Por todo ello, la consultora debe revisar expresamente este punto antes de la entrega, cruzando el texto de la memoria con los criterios evaluables mediante fórmulas. Si tienes dudas sobre qué va en cada sobre, lo explicamos en nuestras entradas sobre el Sobre 2 y los criterios de juicio de valor.
7. Un método de trabajo con plazos y entregas parciales
El plazo de presentación no se mueve. Por eso, una consultora seria debe proponerte desde el primer día un calendario con hitos intermedios, no limitarse a comprometer una fecha de entrega final.
Un esquema razonable incluye:
- Análisis del pliego y propuesta de índice ajustada a los criterios de valoración.
- Reunión de arranque con tu equipo para recoger organización, medios, centros y procedimientos propios.
- Visita de campo, cuando el plazo lo permite.
- Borrador completo con margen suficiente para que lo revises con calma.
- Revisión final de coherencia, extensión, formato y contenido de los sobres.
En cambio, si la consultora no te habla de borradores ni de revisiones, lo más probable es que recibas la memoria el último día, sin tiempo para corregir nada.
8. Documentación gráfica de elaboración propia
En una memoria de conservación, una buena figura ahorra varias páginas de texto. Por ejemplo, los esquemas de la red con los puntos críticos, los mapas de ubicación de centros y tiempos de llegada, los cuadros de programación anual o los croquis de los protocolos de actuación permiten al evaluador comprobar de un vistazo lo que el texto explica. Exige que esa documentación gráfica sea de elaboración propia y específica del sector. Por el contrario, las capturas de planos del pliego o las fotografías genéricas no aportan nada al evaluador. En obras lineales, además, la fotografía aérea de los puntos singulares de la red es una herramienta muy útil; lo explicamos en nuestra entrada sobre ofertas técnicas y vuelo con dron
9. Confidencialidad y trabajo con tu equipo
La empresa que redacte la memoria va a manejar información sensible: tu organización, tus medios y tu estrategia de oferta. Por consiguiente, pide un compromiso de confidencialidad y, sobre todo, de exclusividad: que no trabaje para otro licitador en la misma licitación. En contratos de conservación, donde los licitadores habituales de cada zona suelen ser los mismos, este punto es especialmente importante.
Por último, la memoria tiene que reflejar a tu empresa, no una plantilla. Para ello, debe haber un interlocutor técnico que recoja vuestros procedimientos, vuestros centros y vuestra forma de trabajar, y los traslade al documento. La experiencia de tu jefe de grupo en el sector es un activo que la memoria debe aprovechar.
10. Señales de alerta al elegir consultora
Algunas respuestas deberían hacerte desconfiar antes de encargar el trabajo:
| SI LA CONSULTORA… | LO QUE SUELE SIGNIFICAR… |
| No pide el pliego completo antes de dar presupuesto | Va a trabajar con un índice tipo |
| No pregunta por tus centros, medios ni procedimientos | La memoria no reflejará a tu empresa |
| No plantea visita ni estudio específico de la red | El conocimiento del sector será genérico |
| No tiene contratos de conservación que enseñarte | Aplicará el esquema de una memoria de obra |
| Solo compromete una fecha de entrega final | No tendrás tiempo para revisar |
| No garantiza exclusividad en la licitación | Puede estar trabajando para un competidor |
Ninguna de estas señales por sí sola descarta a una empresa, sin embargo si se acumulan, conviene seguir buscando.
Cómo trabajamos en OFETEC
En OFETEC elaboramos ofertas técnicas para contratos de conservación con exclusividad por licitación y visita técnica previa. Hemos trabajado en:
- sectores de conservación del Estado en Soria, Salamanca, Cádiz, Lleida, Cuenca, Burgos, Córdoba, Tarragona, Palencia, Zaragoza, Barcelona, Segovia, Valladolid y el túnel de Somport;
- contratos autonómicos de La Rioja y Aragón;
- concesiones con conservación incluida.
Puedes consultar el detalle en nuestra experiencia en conservación de carreteras.
Si estás preparando una oferta para un contrato de conservación, contacta con nosotros y revisamos el pliego contigo.
Preguntas frecuentes
¿Qué preguntas debo hacer a una consultora antes de encargarle la memoria de un contrato de conservación?
En qué contratos de conservación ha trabajado y para qué organismos, cómo va a obtener la información del sector, qué calendario de entregas propone, quién será el técnico responsable y si trabaja para otro licitador en la misma licitación.
¿Basta con que la empresa tenga experiencia en memorias de obra?
No necesariamente. Un contrato de conservación es un servicio continuado sobre una red en uso, por eso se valoran aspectos que no aparecen en una obra: vigilancia, vialidad invernal, tiempos de respuesta, programación de la conservación ordinaria o gestión del inventario.
¿Qué información tengo que aportar a la consultora?
La organización de tu empresa, los centros de los que dispones en la zona, los medios humanos y materiales que prevés adscribir, tus procedimientos internos y cualquier conocimiento previo del sector. En general, cuanto más concreta sea esa información, más propia será la memoria.
¿Con cuánta antelación conviene encargar la memoria?
En cuanto se publica la licitación. De este modo hay tiempo para estudiar el pliego, recoger información del sector, recorrer la red y revisar un borrador antes de la entrega.
¿Qué ocurre si la memoria incluye información del sobre de fórmulas?
Puede suponer la exclusión de la oferta, porque se rompe el secreto de las proposiciones y se condiciona la valoración de los criterios de juicio de valor.