PLAN DE OBRA EN LICITACIONES: 10 ERRORES FRECUENTES

preparar plan de obra para una licitación

El plan de obra que se elabora dentro de la memoria técnica que debemos presentar en una licitación plasma gráficamente la coherencia entre la concepción global de la misma, los condicionantes externos existentes y la disponibilidad de recursos que la empresa va a disponer para hacer frente a la ejecución del proyecto.

Los correctores de nuestra documentación técnica revisarán nuestro plan de obra de forma aséptica no aspirando a fiscalizar si nuestro planteamiento es el más ventajoso desde un punto de vista económico. Únicamente valorarán que los condicionantes externos y variables de contorno hayan sido considerados y que la disposición de recursos sea acorde con los rendimientos estimados para la ejecución de las distintas actividades. En ningún caso debemos preparar un plan de obra que lleve a planificación de tiempos imposibles de cumplir.

A continuación se van enumerar una serie de errores comunes en los que incurren los técnicos de estudios y que generan unos planes de obra rápidamente cuestionables.

1- NO MOSTRAR NINGUNA ESTRATEGIA: El plan de obra tiene que vislumbrar un análisis reflexivo de la problemática conjunta de la obra. Tiene que representar las fases o sectores en las que se dividirá el planteamiento de ejecución ya sea desde un punto de vista zonal, de distribución de equipos o de situaciones provisionales como pueden ser los desvíos de trafico. También deberá expresar la dependencia y relación entre cada una de ellas y la posibilidad de ejecutarse simultáneamente de forma parcial o total. Nuestra idea de ejecutar la obra deberá quedar perfectamente expuesta desde su actividad inicial constituida por la firma del acta de replanteo hasta la actividad final como puede ser la firma del acta de replanteo. Deberemos tener la suficiente habilidad para realizar una representación gráfica clara y concisa de forma que no se pierda entre líneas y barras la estrategia como constructor que adoptaremos para ejecutar la obra.

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2- NO ELEGIR ADECUADAMENTE LAS ACTIVIDADES: El número de actividades elegidas para representar adecuadamente la obra es muy importante. Éstas deberán ser elegidas de forma que representen y agrupen las tareas más importantes y significativas del proyecto, ya sea por su medición, complejidad de ejecución o criticidad en cuanto a un posible retraso en la finalización de las mismas se refiere. Sin embargo el número elegido no debe ser tan ingente que haga un diagrama de tamaño monstruoso difícilmente revisable por la mesa de contratación. En nuestra opinión si el formato a utilizar es A3 el número de líneas deberá ser inferior a 140 y si es en A2 deberá ser inferior a 200. Desaconsejamos utilizar un formato superior al A2 siendo más recomendable si no hubiera más remedio exponer un diagrama resumido mediante la agrupación de actividades por capítulos y aportar como documentación anexa el diagrama sin resumir.

3- NO VISLUMBRAR HITOS CLAROS: En OFETEC somos siempre partidarios de colocar hitos en las planificaciones que presentamos en las licitaciones que elaboramos aunque no sean preceptivos en los criterios establecidos en el PCAP . El establecimiento de estos HITOS permitirán disponer de puntos de control del avance de los trabajos y de la consecución de objetivos para el adecuado devenir del proyecto. La disposición de los mismos siempre debe estar asociada a la finalización de etapas y capítulos concretos de nuestra planificación los cuales podrán ser importantes para la propiedad de la obra (finalización de afecciones a la movilidad, restitución de servicios, etc..), o para la finalización de la obra.

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4-NO ANALIZAR LAS HOLGURAS DE NUESTRAS ACTIVIDADES: Es importante que el plan de obra muestre un análisis de la holgura del conjunto de las actividades entre si (Holgura Libre) y de la holgura conjunta respecto a la consecución de la fecha finalización (Holgura Total). Es recomendable que estas holguras mantengan un orden de magnitud coherente con el plazo de ejecución de la obra, es decir deberán situarse como máximo en 20-30 dias. Por encima de estos valores podría darse a entender o que el plazo propuesto en la licitación es excesivamente holgado o que el orden de precedencias establecido para nuestras tareas no esta debidamente pensado.

5- ESTIMAR LAS DURACIONES ADECUADAMENTE: La estimación de la duración de cada una de las actividades debe realizarse conocida la llamada «duración calculada» la cual se deduce dividiendo la medición asignada a cada una de las actividades entre el rendimiento minorado considerado para la realización de cada una de ellas y el número de equipos disponibles . A partir de la duración calculada, y de acuerdo a la experiencia en la ejecución de la tipología se asigna una duración programada que permita tener un determinado coeficiente de seguridad. Este coeficiente de seguridad resulta recomendable que en ningún cados sea inferior a 0,8.

6- NO CONOCER ADECUADAMENTE LOS OFICIOS: Cada una de las actividades representativas en las que se ha dividido el esquema de la planificación engloban diferentes tareas que deben tenerse en cuenta a la hora de establecer un rendimiento para las mismas. La correcta estimación del rendimiento en la ejecución por los equipos de estas actividades resulta fundamental para obtener unas «duraciones calculadas» coherentes que nos permitan determinar con relativa exactitud la duración real.

7-SER DEMASIADO OPTIMISTA: Siempre nos ceñiremos al plazo establecido por el PCAP y aunque vislumbremos que el plazo pueda ser reducido, NO es objeto de una planificación para una licitación incorporar reducciones de plazo donde no se valoran. Aunque en la mayoría de las licitaciones la planificación entregada no constituye un documento contractual en nuestra opinión mantener una aptitud excesivamente optimista en la elaboración de la misma puede generar problemas futuros al equipo encargado de ejecutar la obra.

8-SER DEMASIADO RÍGIDO: Este punto ya fue analizado en otro articulo del blog «LA IMPORTANCIA DEL INDICE DE CRITICIDAD EN EL ESTUDIO DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO» . El índice de criticidad de nuestra planificación (numero de tareas criticas/numero de tareas totales) deberá situarse en valores inferiores al 25%. En nuestra opinión valores superiores a este umbral genera planificaciones excesivamente rígidas en las que exista una posibilidad importante de sufrir desviaciones en el plazo final de ejecución al existir una gran cantidad de tareas críticas.

9- NO CONSIDERAR CONDIONANTES EXTERNOS: El análisis y la evaluación de los factores externos resulta fundamental para llevar a cabo una minimización de los rendimientos propuestos para la determinación de las «duraciones calculadas». Se deberá evaluar tanto los factores reductores por climatología, por fallo en maquinaria, días festivos, demora en autorizaciones administrativas, etc..

10- NO SOLAPAR TAREAS: El conjunto de actividades que dispongamos en nuestra planificación deben estar vinculadas entre si disponiendo de una actividad predecesora y de otra sucesora. Cuando el conjunto de tareas presenta estas relaciones con sus compañeras se dice que la planificación se encuentra cerrada. LAS HOLGURAS LIBRES Y TOTALES vislumbran si las tareas están adecuadamente vinculadas arrojando un número de dias moderado que aconsejamos que en ningún caso excedan los 20-30 dias.