MANDAMIENTOS PARA preparar correctamente las LICITACIONES

memorias técnicas

A lo largo de los años de andadura de OFETEC ha compartido la elaboración de memorias técnicas con otros colaboradores encontrando que algunas empresas de nuestra competencia publicaban en sus páginas web y blogs una serie de consejos, trucos y otras recetas mágicas para conseguir tener éxito en las licitaciones de obra. No existen trucos , ni recetas, únicamente el trabajo y dedicación en el estudio de la obra implementado con el  conocimiento en ingeniería civil y arquitectura para realizar una buena memoria técnica.. 

 ¿Qué diferencia encuentra la mesa de contratación entre las distintas documentaciones entregadas en las ofertas técnicas de las empresas? ¿Qué licitación destaca sobre la otra? ¿ Como dejar atrás a nuestra competencia  si la calidad del contenido es similar?

En nuestra opinión para redacción de sobres técnicos y los estudios para licitaciones deben seguirse los siguientes premisas:

1-Estudio exhaustivo del pliego

El inicio de nuestro trabajo debe comenzar leyendo en repetidas ocasiones el pliego de prescripciones técnicas del concurso. Debemos extraer del mismo, además de las instrucciones en cuanto a formato, número de hojas, estilos, etc.., los conceptos e ideas que el corrector quiere que se estudien de forma minuciosa, los cuales, se convertirán en nuestro principal activo para conseguir una buena puntuación. Nuestra memoria técnica debe encontrarse alejada de ser una mera reproducción de la memoria del proyecto.

2-Repaso de antiguas correcciones de la mesa de contratación

La corrección de nuestro sobre técnico la realiza un funcionario de la mesa de contratación. Normalmente, las administraciones públicas suelen siempre encargar a la misma persona esta labor. Esta afirmación se cumple en la medida que más pequeña es una administración. No obstante, aunque no sea el mismo individuo los criterios de juicio de valor suelen ser compartidos por todos los integrantes de la mesa de contratación. Por tanto, revisando la corrección de antiguas licitaciones del mismo licitador podemos obtener «pistas» de lo que nuestros correctores esperan encontrar en la documentación técnica.

3-Redacción del índice

El índice es la primera pagina de nuestro documento técnico.  Éste debe ser capaz de transmitir al golpe de vista que la totalidad de puntos que la mesa de contratación quiere evaluar están presentes y serán estudiados. Debemos pensar que actualmente a las licitaciones públicas de cualquier obra o servicio concurren numerosas empresas y por tanto, la cantidad de documentación a revisar es extensa. La lectura de la misma se realiza de forma diagonal perdiendo en esa revisión rápida muchos detalles. Es fundamental, enviar a lector un primer fotograma claro y coherente de lo que se encontrará en el interior del documento. 

4-Analisis de CONDICIONANTES EXTERNOS

Los condicionantes externos marcan el planteamiento de ejecución de los trabajos y el procedimiento constructivo. Nuestro estudio debe comenzar por su análisis exhaustivo, revisaremos la geotecnia, la declaración de impacto ambiental, los condicionantes administrativos, (distribución de certificaciones, plazo, etc..), las afecciones  a la movilidad permitidas, las expropiaciones etc… Su evaluación permitirá valorar como el procedimiento constructivo propuesto y el plan de obra vendrá afectado por los mismos.

5-Presentación gráfica cuidada

Una imagen vale más que mil palabras. Debemos ser conscientes que nuestro documento técnico se revisará de forma rápida y por tanto debemos evitar que la lectura del mismo sea tediosa presentando un aspecto áspero. Maquetaciones pobres, formatos desafortunados, una distribución heterogénea del contenido, copia-pega de las imágenes que ilustran nuestro sobre técnico o una pobreza en el aspecto gráfico son sinónimos de peores valoraciones en ciertos apartados importantes y, como consecuencia, puntuaciones más bajas. En OFETEC nos caracterizamos por elaborar sobres técnicos con abundantes recursos gráficos que permitan ofrecer una lectura amable y  

6-Estudio del procedimiento constructivo

El procedimiento constructivo constituye el apartado de mayor interés para la administración contratante dado que permite evaluar el grado de estudio y dedicación que ha invertido el licitador en la obra en cuestión. Este punto es el que en mayor medida nos diferenciará respecto a la competencia, siendo la base para la elaboración del programa de trabajos, la determinación de las tareas críticas y por supuesto el encaje de la oferta económica. En el planteamiento del procedimiento constructivo se deben tener presente los condicionantes medioambientales, de afección al tráfico peatonal y rodado, seguridad de los trabajadores , los medios auxiliares disponibles y por supuesto el plazo. La consideración de todos estos factores permite plantear el procedimiento de trabajo más optimo para cada caso particular.

7-Elección de las actividades más relevantes y elaboración de un plan de obra conciso.

La elaboración del plan de obra requiere elegir adecuadamente las actividades más significativas que agruparán tareas simples. Éstas deben ser fácilmente comprensibles por el corrector. Cada una de ellas tendrá un rendimiento coherente y una vinculación lógica que permita una distribución racional de los equipos. En OFETEC siempre incluimos un diagrama de Gantt complementado con otro diagrama tipo PERT o Espacio-Tiempo de forma que se asegure una mejor comprensión del desarrollo del proyecto. Estos diagramas deben ser entendidos desde dos vertientes: deben ser comprendidos de un vistazo, intuitivos y claros; pero también mostrarán detalle suficiente para que una revisión más a fondo pueda devolver datos satisfactorios tras la consulta de algún dato muy particular.

8-Ser conciso pero no reduccionista

Los pliegos de los concursos suelen estar asociados de forma particular a cada administración pública. Son textos de amplio espectro que permiten abarcar multitud de obras y servicios  desiguales en cuanto a envergadura y complejidad. Este hecho el organismo contratante lo resuelve  estableciendo unos conceptos , tamaños y formatos  que en ocasiones están desproporcionados. Por ejemplo, existe la falsa creencia que siempre deben agotarse el número de hojas máximo que permite el pliego aunque sea a costa de rellenar nuestro puntos con «paja». En OFETEC opinamos que esta forma de actuar debe evitarse dado que molesta profundamente al corrector, que tiene mucho trabajo al tener que leerse la documentación técnica de todos los licitadores, éste nos agradecerá que seamos concisos. Sin embargo, esto no implica que hagamos únicamente lo que se nos pide en  el pliego cayendo en el error del  reduccionismo, que hará que nuestra documentación técnica carezca de espíritu. Si hacer exactamente lo que se nos solicita en cada uno de los puntos es un comienzo, no debería ser en ninguno de los casos el fin último de una documentación técnica.

9-LA MAXIMA VALORACION SE OBTIENE NO DESPRECIANDO NINGUN PUNTO

En ocasiones puede cometerse el error de no poner la misma intensidad y esfuerzo en todos los puntos de nuestro índice. Como hemos dicho el procedimiento constructivo puede considerarse el corazón de la oferta técnica, sin embargo, no solo es el único punto. Nuestra intensidad de esfuerzo no debe decaer con el resto de puntos dado que la máxima puntuación se obtiene por la suma de la máxima nota en cada uno de los apartados de nuestro índice.

10-revisar el documento con autocritica

 Finalizado el trabajo debemos llevar a cabo una última lectura convirtiéndonos en  el corrector, realizando un ejercicio de autocrítica, calificando a nosotros  mismos nuestro propio trabajo.

Estas 10 ideas pueden reducirse en dos » Se debe redactar una documentación técnica pensando en el redactor de la mesa de contratación» y » Debemos ser capaces de ofrecer al corrector una diferenciación respecto a nuestra competencia basada en nuestra capacitación técnica y estudio del proyecto«