5 ASPECTOS A MEJORAR auditando mi departamento de contratación
A lo largo de la trayectoria de una empresa de construcción se pasan etapas con problemas de contratación de obra pública en la que no se encuentra una explicación objetiva del motivo de cambio de una tendencia. Normalmente no solo existe un motivo sino más bien el cúmulo de factores, actuaciones y decisiones desafortunadas. En estas situaciones es importante ponerse en manos de empresas especializadas en licitaciones públicas que auditarán el departamento de contratación de la empresa ofreciendo conclusiones claras de la problemática y las acciones correctivas necesarias para revertir la situación.
OFETEC se ha especializado en analizar situaciones problemáticas de contratación detectando las causas de un determinado descenso en el volumen de contratación. Los datos de partida que hay que analizar son:
- Revisión de las puntuaciones alcanzadas en la oferta técnica para licitación y económica de las licitaciones.
- Repaso crítico de las últimas documentaciones técnicas para licitación entregadas y de las hojas de cierre económico.
- Conocimiento de la política estratégica de la empresa en relación a la contratación (importe mínimo de proyecto, riesgo admisible etc..)
- Análisis del organigrama del departamento de contratación, reparto de funciones y competencias.
- Evaluación de la competencia y de los potenciales clientes realizando una revisión estadística de las bajas ofertadas.
A partir del análisis de estas cuestiones las conclusiones que se suelen extraer al respecto son las siguientes:
número escaso de licitaciones presentadas:
Actualmente el número de competidores en cada licitación es elevado lo que se traduce en que al margen de nuestro buen hacer en la parte técnica y lo ajustada que sea nuestra baja, se requiera que el factor probabilístico también juegue de nuestro lado. Para ello es necesario que aumentemos sustancialmente el número de ofertas a las que nos presentemos haciendo frente al trabajo que esto supone incrementando nuestro equipo de estudios o acudiendo a la externización en la elaboración de las ofertas.
ESCASA LABOR COMERCIAL:
En síntesis la contratación de obra pública es igual a cualquier otro negocio en el que la realización de un adecuado marketing es fundamental para captar clientes y mostrar la solvencia de nuestra empresa para abordar un proyecto. Es necesario estrechar vínculos afectivos con los clientes mostrándonos empáticos ante las necesidades y casuística de cada administración pública. Esta labor debe ser realizada fundamentalmente por el Director de Contratación, cuyo perfil debe ser adecuado para llevar a cabo esta función. No debemos olvidar que la valoración de la oferta técnica está sujeta a criterios valorables por juicio de valor, siendo la que utilizan las administraciones públicas para direccionar la adjudicación de un determinado contrato hacia aquellos contratistas en los que confían y que les transmites unos valores de velar por la calidad y seguridad durante la construcción.
deficiencias en nuestra oferta técnica para licitación
La oferta técnica siempre debe intentar mostrar nuestro máximo interés por la obra presentando un trabajo que se ajuste al PCAP de la licitación e incorpore detalles adicionales que aunque no valorables si hagan entrever al corrector nuestro compromiso con la obra. Se deben singularizar las problemáticas en lo que respecta a servicios afectados, accesos, situaciones provisionales y medios auxiliares.
oferta económica escasamente competitiva
Para la realización de las ofertas económicas las empresas evalúan los coste directos de cada una de las partidas que conforman el proyecto asignando a la medición un coste unitario . Cada empresa en virtud de los medios propios que posea (movimiento de tierras, plantas de aglomerado, hormigón, elementos auxiliares…) establecerá un coste unitario siendo diferente para cada una de ellas. Para el resto de unidades dispondrá un coste unitario standar el cual será bastante similar entre cada unas de las empresas. Al importe del coste directo de la obra habrá que añadir el del coste indirecto y los gastos generales. Son estos dos últimos conceptos los que pueden marcar una diferencia sustancial entre el porcentaje de baja que una empresa puede llegar a ofertar haciendo que su oferta sea más o menos competitiva. Estos valores deberán ser revisados desde un punto de vista crítico y ajustados a la realizad de la empresa.
Por otro lado, nunca debemos olvidar el factor asociado a la «coyuntura de mercado» el cual tiene un carácter temporal que oscila de acuerdo a la situación económica del país, la ley de la oferta-demanda, etc.. Este factor, podrá deducirse de acuerdo a la media de las bajas presentadas en obras anteriores por los citadores siempre y cuando los licitadores sean los mismos.
analisis de la posibilidad real de adjudicación
Al margen de los expresado en el primer punto en el que se afirmaba que debíamos presentarnos al mayor número de obras posible, también es necesario saber discretizar aquellas obras en las que no seremos capaces de presentar una oferta económica competitiva de forma que no malgastemos nuestros recursos en una licitación fallida. Este es el caso, por ejemplo, de obras de rehabilitación de firmes en las que la distancia de la planta de aglomerado a la zona de actuación puede volcar costes directos que limiten nuestra posibilidad de realizar una baja acorde con la actual coyuntura de mercado.
¿Y como podemos mejorar nuestro nivel de contratación? Pues no vamos a decir
