Una empresa puede conocer perfectamente cómo ejecutar una obra y, sin embargo, obtener una puntuación mediocre en su oferta técnica. También puede ocurrir lo contrario: dos propuestas técnicamente correctas pueden obtener valoraciones muy diferentes.
¿Por qué?
Porque una memoria técnica de licitación no se puntúa únicamente por la calidad técnica de lo que propone, sino por la capacidad de demostrar, de forma concreta y ordenada, que la solución responde exactamente a los criterios establecidos en el pliego.
En OFETEC llevamos años elaborando documentación técnica para licitaciones de obra civil, edificación y conservación. Nuestra experiencia nos permite comprobar una cuestión recurrente: una buena memoria no debe limitarse a explicar cómo se ejecutará la obra. Debe facilitar al técnico evaluador los argumentos necesarios para asignarle la máxima puntuación posible.
En este artículo analizamos cómo se puntúa realmente una memoria técnica, qué busca el evaluador y qué elementos suelen diferenciar a las ofertas mejor valoradas.
¿Quién puntúa una memoria técnica?
Los criterios de adjudicación de una licitación pueden dividirse, de forma simplificada, entre aquellos que se valoran automáticamente mediante fórmulas y aquellos cuya valoración depende de un juicio de valor.
Dentro de estos últimos suelen encontrarse aspectos como:
- memoria constructiva;
- conocimiento de la obra;
- planificación;
- procedimientos de ejecución;
- organización de los trabajos;
- implantación de obra;
- gestión de afecciones;
- medidas ambientales;
- control de calidad;
- seguridad;
- medios humanos y materiales cuando así lo establezca el pliego.
La Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, regula la aplicación de estos criterios y establece determinadas reglas respecto a su valoración.
En la práctica, uno o varios técnicos estudian las ofertas presentadas y elaboran un informe de valoración de los criterios sujetos a juicio de valor.
Este documento es especialmente interesante para cualquier empresa que participe regularmente en licitaciones, porque permite conocer no sólo la puntuación obtenida sino, cuando el informe está suficientemente desarrollado, qué argumentos han llevado al evaluador a puntuar mejor una oferta que otra.
El pliego es la tabla de puntuación
Antes de redactar una sola página de la memoria hay que responder a una pregunta:
¿Qué va a puntuar exactamente el evaluador?
La respuesta está en el pliego.
Uno de los errores más frecuentes consiste en elaborar una memoria técnicamente completa siguiendo una estructura estándar de la empresa. Sin embargo, desde el punto de vista de la valoración, es mucho más eficaz trabajar en sentido contrario:
criterio de valoración → subcriterio → contenido necesario → evidencia gráfica o técnica → puntuación máxima disponible.
Por ejemplo, si el PCAP establece:
| CRITERIO | PUNTUACIÓN |
| Memoria constructiva | 15 ptos |
| Planificación de los trabajos | 8 ptos |
| Conocimiento de la obra y condicionantes | 7 ptos |
| Gestión ambiental | 5 ptos |
| Control de calidad | 5 ptos |
| TOTAL | 40 PTOS |
la estructura y el esfuerzo destinado a cada apartado deberían guardar relación con esos 40 puntos.
No tiene sentido dedicar diez páginas a un apartado valorado con 2 puntos y resolver en tres páginas un procedimiento constructivo al que se asignan 15.
Primera regla: redactar pensando en puntos, no en páginas
En OFETEC solemos analizar los criterios de adjudicación antes de comenzar el desarrollo de la oferta precisamente para identificar dónde se concentra realmente la puntuación.
¿Qué busca realmente el técnico que evalúa una memoria?
Aunque cada pliego establece sus propios criterios, existen varios factores que aparecen de forma recurrente en los informes técnicos de valoración.
1. Conocimiento concreto de la obra
Una memoria debe transmitir rápidamente que el licitador ha estudiado esa obra concreta.
No basta con reproducir el proyecto.
El conocimiento se demuestra identificando aspectos que afectan realmente a la ejecución:
- accesos disponibles;
- zonas con espacio reducido;
- servicios afectados;
- interferencias con tráfico;
- cauces;
- edificaciones próximas;
- instalaciones existentes;
- condicionantes geotécnicos;
- restricciones ambientales;
- necesidades de mantenimiento del servicio;
- zonas disponibles para instalaciones auxiliares y acopios.
Una fotografía de una visita de obra correctamente interpretada puede aportar más valor que varios párrafos genéricos.
Por eso consideramos la visita técnica previa una de las herramientas más importantes para preparar determinadas ofertas de obra civil.
La diferencia fundamental está en pasar de la descripción a la demostración.
2. Particularización de los procedimientos constructivos
Frases como:
“La excavación se realizará mediante medios mecánicos adecuados.”
aportan muy poca información al evaluador.
Una propuesta competitiva debería concretar, cuando resulte pertinente:
- maquinaria prevista;
- secuencia de ejecución;
- sentido de avance;
- rendimientos;
- equipos necesarios;
- accesos;
- medios auxiliares;
- controles;
- interacción con otras actividades;
- posibles puntos críticos;
- soluciones previstas ante incidencias.
El objetivo es que el técnico pueda imaginar cómo va a desarrollarse realmente la obra.
Cuanto mayor sea la singularidad del contrato, menos valor tiene una explicación genérica.
Una hinca bajo una carretera, el montaje de una estructura, una actuación dentro de un cauce o la rehabilitación de un firme manteniendo el tráfico requieren procedimientos específicos.
Es precisamente ahí donde una memoria puede diferenciarse claramente de otra.
3. Coherencia entre procedimiento, medios, rendimientos y planificación
Este es probablemente uno de los aspectos más importantes y, al mismo tiempo, uno de los que más fácilmente ponen de manifiesto si una oferta se ha estudiado de verdad.
Una buena memoria debe mantener una cadena lógica:
mediciones → procedimiento → equipo → rendimiento → duración → planificación.
Supongamos que una obra incluye 10.000 m³ de excavación.
No basta con incluir una excavadora en el apartado de maquinaria y representar una barra de diez días en el diagrama de Gantt.
La propuesta gana credibilidad cuando se comprueba que el equipo previsto puede producir aproximadamente el volumen necesario dentro del periodo representado.
Por ejemplo:
Producción estimada = rendimiento horario × horas efectivas/día × número de equipos.
La Administración no necesita necesariamente encontrar todas estas operaciones desarrolladas en el documento, pero sí debe percibir que la planificación deriva de un estudio de producción y no de un simple dibujo realizado al finalizar la memoria.
4. Una planificación que explique cómo se construirá la obra
Un diagrama de Gantt no debería ser únicamente una sucesión de barras.
Una planificación competitiva permite comprender:
- orden de las actividades;
- dependencias;
- trabajos simultáneos;
- diferentes frentes;
- actividades críticas;
- hitos contractuales;
- condicionantes externos;
- márgenes disponibles;
- puesta en servicio.
En obras complejas también puede resultar conveniente acompañar el cronograma general con:
- diagramas parciales;
- esquemas de fases;
- planos de avance;
- diagramas espacio-tiempo;
- calendarios ambientales;
- secuencias constructivas.
La planificación tiene que responder a la pregunta:
¿es realmente posible ejecutar la obra de esta manera dentro del plazo ofertado?
5. Identificación y resolución de los condicionantes
Detectar un problema aporta valor.
Pero aporta mucho más detectar el problema y proponer cómo resolverlo.
Por ejemplo:
Condicionante: acceso limitado al frente de excavación.
Respuesta débil: “Se prestará especial atención a los accesos.”
Respuesta técnica: definición del acceso, sentido de circulación, tipología de maquinaria compatible, zona de giro, señalización, procedimiento de entrada de camiones y medidas para mantener la circulación existente.
Esta segunda forma de redactar demuestra tres cosas:
- que se ha identificado el condicionante;
- que se ha estudiado su repercusión;
- que existe una solución ejecutable.
Esa es la información que ayuda al técnico a justificar una valoración superior.
6. La documentación gráfica también puntúa, aunque el pliego no diga “diseño”
Una memoria técnica no es un catálogo comercial, pero tampoco debería convertirse en una sucesión interminable de párrafos.
Planos, esquemas, fotografías, tablas y diagramas permiten transmitir información compleja de forma mucho más rápida.
En determinadas licitaciones resulta especialmente útil incorporar:
- planos de concepción global;
- plantas de instalaciones auxiliares;
- secuencias constructivas;
- esquemas de tráfico;
- croquis de procedimientos;
- organigramas;
- fotografías comentadas;
- diagramas de flujo;
- infografías técnicas;
- tablas resumen de medios y rendimientos.
La finalidad no es “decorar” el documento.
La finalidad es facilitar la evaluación.
Si un técnico tiene que revisar numerosas ofertas, una propuesta cuya estructura permite localizar rápidamente la información presenta una ventaja evidente desde el punto de vista de comunicación técnica.
¿Qué diferencia una memoria correcta de una memoria que obtiene una puntuación alta?
Podemos resumirlo de esta manera:
| MEMORIA CORRECTA | MEMORIA COMPETITIVA |
| Describe el proyecto | Interpreta la obra |
| Reproduce información | Identifica condicionantes |
| Enumera maquinaria | Justifica equipos |
| Incluye un Gantt | Justifica la planificación |
| Describe procedimientos estándar | Particulariza procedimientos |
| Afirma que controla riesgos | Explica cómo los resolverá |
| Presenta fotografías | Interpreta fotografías |
| Cumple el índice | Responde a los criterios de puntuación |
| Explica qué hará | Demuestra cómo lo hará |
La diferencia fundamental está en pasar de la descripción a la demostración.
El evaluador debe poder encontrar fácilmente aquello que tiene que puntuar
Existe una cuestión sencilla que a veces se olvida.
El técnico que analiza la memoria dispone de unos criterios y debe asignar una puntuación a cada uno de ellos.
Por tanto, debemos facilitarle esa tarea.
Si el PCAP denomina un criterio:
“Conocimiento de la problemática y condicionantes de la obra”
resulta aconsejable mantener una denominación reconocible en el índice.
No conviene esconder ese contenido dentro de un capítulo denominado creativamente “Nuestra visión de la actuación”.
La correspondencia entre pliego, índice y contenido debe resultar evidente.
Un recurso útil es preparar, antes de redactar, una matriz interna como ésta:
| CRITERIO DEL PLIEGO | PUNTOS | CONTENIDO | RECURSO GRÁFICO |
| Procedimiento constructivo | 15 | Secuencia por unidades | Diagramas de fases |
| Planificación | 8 | Rendimientos y Gantt | Cronograma |
| Conocimiento | 7 | Condicionantes visita | Fotografia/plano |
| Medio ambiente | 5 | Medidas especificas | Plano ambiental |
Esta tabla no tiene necesariamente que incorporarse a la oferta, pero resulta extraordinariamente útil durante su preparación.
Cuidado con las limitaciones formales del pliego
Una memoria técnicamente excelente puede verse perjudicada por incumplimientos formales.
Antes de comenzar deben comprobarse aspectos como:
- número máximo de páginas;
- formato;
- tamaño mínimo de letra;
- anexos admitidos;
- formato del archivo;
- índice;
- contenido obligatorio;
- documentación que debe presentarse separadamente.
También debe extremarse la precaución para evitar introducir en el archivo sometido a juicio de valor información que, conforme al pliego, corresponda a criterios evaluables automáticamente.
¿Cómo saber por qué nuestra memoria ha recibido una puntuación determinada?
Después de una licitación existe una fuente de información especialmente valiosa: el informe técnico de valoración.
Analizarlo permite conocer:
- puntuación obtenida por cada licitador;
- fortalezas identificadas;
- carencias detectadas;
- diferencias respecto a las ofertas mejor valoradas;
- aspectos considerados genéricos;
- elementos que el evaluador ha considerado especialmente desarrollados.
Una empresa que se presenta regularmente a concursos debería conservar estos informes y analizarlos sistemáticamente.
No únicamente cuando pierde.
Las valoraciones obtenidas permiten crear una base de conocimiento interno sobre qué soluciones funcionan mejor dependiendo del tipo de organismo, contrato y criterio.
En OFETEC consideramos este análisis particularmente útil para mejorar continuamente la elaboración de nuevas ofertas.
La memoria técnica debe redactarse desde el punto de vista del evaluador
Probablemente ésta sea la idea más importante de todo el artículo.
Cuando redactamos una oferta solemos preguntarnos:
¿Qué podemos contar de la obra?
La pregunta correcta debería ser:
¿Qué necesita encontrar el evaluador para poder otorgarnos la máxima puntuación en este criterio?
Este cambio de perspectiva modifica completamente la forma de trabajar.
Obliga a:
- estudiar primero los criterios;
- identificar las evidencias necesarias;
- analizar la obra;
- definir procedimientos;
- justificar medios y rendimientos;
- preparar recursos gráficos;
- redactar;
- comprobar finalmente cada criterio frente al pliego.
Checklist para revisar una memoria técnica antes de presentarla
Antes de cerrar una oferta conviene responder afirmativamente a estas preguntas:
- ¿La estructura reproduce claramente los criterios del pliego?
- ¿Todos los criterios puntuables están desarrollados?
- ¿El esfuerzo dedicado a cada apartado es proporcional a su puntuación?
- ¿La memoria demuestra conocimiento específico de la obra?
- ¿Se han identificado los principales condicionantes?
- ¿Cada condicionante importante dispone de una respuesta?
- ¿Los procedimientos constructivos están particularizados?
- ¿Los medios propuestos son coherentes con los procedimientos?
- ¿Los rendimientos son compatibles con las duraciones?
- ¿La planificación refleja realmente el procedimiento constructivo?
- ¿Se entienden los frentes y secuencias de ejecución?
- ¿Las fotografías aportan información y no únicamente decoración?
- ¿Los planos y esquemas facilitan la comprensión?
- ¿Se han respetado las limitaciones de páginas y formato?
- ¿Se ha comprobado que no exista información que deba figurar en otro sobre o archivo?
Si varias respuestas son negativas, probablemente todavía exista margen importante para mejorar la oferta.
Conclusión: una memoria técnica se prepara para ser evaluada
No existe una plantilla universal capaz de garantizar una buena puntuación.
Cada licitación tiene un proyecto, unos condicionantes y, sobre todo, unos criterios de adjudicación diferentes.
Una memoria competitiva debe construirse alrededor de ellos.
El objetivo no es redactar el documento más extenso ni utilizar el lenguaje más complejo. El objetivo es conseguir que, cuando el técnico llegue a cada criterio de valoración, encuentre fácilmente argumentos técnicos concretos, coherentes y verificables que justifiquen una puntuación alta.
Esta forma de trabajar exige combinar conocimiento de construcción, análisis de proyecto, planificación, capacidad gráfica y experiencia en contratación pública.
En OFETEC estamos especializados en la elaboración de memorias técnicas y documentación del Sobre 2 para licitaciones de obra civil, edificación y conservación de infraestructuras. Trabajamos cada oferta de manera individualizada y en exclusividad para cada empresa.
¿Necesitas preparar la memoria técnica de una próxima licitación?
Podemos estudiar el pliego, el proyecto y los criterios de adjudicación para plantear una documentación técnica específicamente orientada a obtener la máxima valoración posible.
Contacta con OFETEC y cuéntanos qué licitación estás preparando.